Já věděl, že na to nemám kývnout…

SciComHub mě požádal o příspěvek, v němž bych popsal, jak „stíhám všechny aktivity, prioritizuji úkoly, dodržuji deadliny“ a přitom mám čas na další projekty a na rodinu. Když jsem potlačil hysterický smích, souhlasil jsem. Ovšem s varováním, že ze mne nejspíš vypadne text dost sarkastický. 

Jeho sepsání předcházel omluvný e-mail avizující několikahodinové zpoždění, které se nakonec protáhlo do druhého dne. Tím je o mé schopnosti „stíhat, prioritizovat a dodržovat deadliny“ řečeno vše a dál už to bude jen slovní vata.

Jsme malá redakce, v pár lidech se dělíme o pestrou paletu úkolů. Komunikovat s autory, redakční radou, nejrůznějšími institucemi i čtenáři, editovat, psát, shánět obrázky, plánovat další čísla, domlouvat inzerci, starat se o web, o marketing, o distribuci, vést nezbytnou administrativu… 

Nikdy není čistý stůl a uzávěrka nepočká. Do toho vypomáhám Učené společnosti ČR a se ženou vychováváme dvě děti. V takové situaci je více než vhodné mít v práci jasný řád, jenomže ten nějak nemám v povaze. A tak se, ne vždy úspěšně, snažím udržovat dynamickou rovnováhu.

Práce na dvě směny

Když byly děti menší, pracoval jsem na dvě směny. Přes den jsem hlavně vyřizoval e-maily, telefonáty, absolvoval porady, schůzky, zpracovával drobné texty, úřadoval jsem. Odpoledne jsem se přepnul do role starostlivého otce. Školka, družina, hřiště, nákupy… Když děti usnuly, editoval jsem a psal. Konečně byl klid. Mohl jsem přestat kmitat od jednoho k druhému a několik hodin soustředěně pracovat.

Děti odrůstají a osamostatňují se, rodinná logistika se zjednodušila. Jenomže větší děti jsou nejen samostatnější, ale také nespavější. Jsme soví rodina, ratolesti nyní často usínají po desáté. Do té doby je v bytě živo, pracovat u toho neumím. Zavřít se v pracovně (tedy v našem ložniconewsroomu) nechci, s výjimkou nejhektičtějších uzávěrkových dnů. K druhé směně tak nyní sedám zpravidla před jedenáctou. 

A čím jsem starší, tím jsem unavenější. Nemám problém pracovat do dvou ráno, když začnu včas. Ale začít v jedenáct a dostat se do potřebného flow je čím dál těžší. Žádost o článek mne proto zastihla v době, kdy zoufale hledám způsob, jak organizaci času přizpůsobit novým okolnostem.

Žádné úhledné pořadače, kartotéky, záložky či systémy tagů

Ve snaze vnést nějaký řád do svých povinností jsem už vyzkoušel leccos. Papírové diáře, aplikace všeho druhu v počítači i v mobilu. V redakčním plánování se nám osvědčil systém sdílených dokumentů a kalendáře spolu s chatovacím nástrojem a starými dobrými e-maily. Ale pro správu osobní agendy je mé povaze nejbližší hi-tech řešení v podobě volně se povalujících papírů s načmáranými a přeškrtanými poznámkami.

To je svět, ve kterém je mi dobře. Žádné úhledné pořadače, kartotéky, záložky, adresářové struktury a systémy tagů. Ve hromadách papírů se mohu přehrabovat a priority řešit přidáním vykřičníku nebo posunutím papírku nahoru.

Papírový chaos versus chaos hybridní

Postupem času jsem však přece jen papírový chaos transformoval v chaos hybridní a dnes už dokonce téměř bezpapírový. Všechny úkoly si píšu do cloudové služby Todoist, která je tak intuitivní a přehledná, že ji navzdory své papírové nátuře toleruji. Dává mi jistotu, že se mi nic důležitého neztratí spolu se zmuchlaným papírkem. Mám v ní jen několik adresářů a tagů, jejichž kombinace vnáší do nekonečného seznamu úkolů elementární řád.

Z této zásobárny si v týdenní a denní periodě vytahuji úkoly, které je třeba v daném časovém horizontu vyřešit. Ty opravdu neodkladné opatřím časovou značkou s notifikací, aby na mě počítač, mobil i hodinky včas zařvaly.

Ale pro úplný přehled aktuálních povinností mi dlouho sloužily zmíněné papírky, do nichž jsem dopisoval nové věci, podtrhával, zvýrazňoval, šipkami a rámečky propojoval, škrtal a postupně je měnil v abstraktní umělecká díla.

Placka formátu A4

To se změnilo až s udělátkem reMarkable. S minimalistickým e-inkovým tabletem, elektronickou alternativou nekonečného papírového bloku. Díky adresářům, virtuálním zápisníkům a možnosti kopírovat, přesouvat, škrtat a gumovat s ním mohu pracovat stejně jednoduše a přirozeně jako s papíry, jen ho mám pořád u sebe a pracovní stůl s šedou plackou formátu A4 vypadá úhledněji než stůl obložený pomačkanými a kafem politými papíry všech velikostí.

Vnější elegance však maskuje stále stejný počmáraný chaos. Znáte snad lepší pocit než škrtnout splněný úkol rozmáchlým tahem (byť elektronické) tužky?